Ao lado dos vírus e dos spams, a caixa de e-mail lotada (e desorganizada) está entre os principais pesadelos do usuário de internet. Para que as dezenas, ou às vezes centenas, de mensagens que você recebe e envia diariamente não comprometam a eficiência da ferramenta que nasceu para encurtar distâncias e acelerar processos, especialistas recomendam uma regra de ouro: organização. 

O jornalista Cory Doctorow, em sua coluna desta terça (29) no jornal The Guardian, dá cinco dicas para manter a caixa de entrada sempre "saudável". Cory, que diz receber centenas de e-mails por dia e ter mais de um milhão de mensagens arquivadas desde 1991, diz que o objetivo principal é manter a caixa de entrada vazia.

Confira a seguir algumas dicas para evitar que sua caixa de mensagens se tranforme em uma terra de ninguém, dominada por spams e mensagens inúteis.

- Mantenha a caixa de entrada vazia
O objetivo final é também o primeiro passo para o "sucesso na carreira do administrador da caixa de entrada". Com ela vazia, você fica livre para se preocupar somente com as mensagens que vão chegar, e não com as que já chegaram. Apague a mensagem ou guarde-a em outra pasta: o importante é não ficar na dúvida.

- Separe as mensagens por assunto

A maioria dos programas de e-mail (sejam eles instalados no computador ou acessados via web) permite a criação de filtros para identificar mensagens segundo determinados padrões e separá-las em pastas. Se estiver planejando uma viagem com amigos, por exemplo, crie uma regra: toda mensagem que tiver a palavra "viagem" no assunto é automaticamente movida para a pasta "Viagem". Os filtros também podem identificar remetentes e palavras escritas no corpo dos e-mails. 

- Identifique por cor os remetentes conhecidos

Atualize o catálogo de endereços com todos seus contatos conhecidos e crie uma regra que relacione mensagens enviadas por eles a uma cor. Quando você abrir o e-mail e tiver 50 mensagens não lidas, vai ser fácil separar as mensagens "úteis" dos "prováveis spams".

- Bloqueie usuários indesejados
Não é necessário ser uma figura pública para ser perseguido por contatos indesejados ou receber e-mails que só vão roubar seu tempo. Quando identificar um "pentelho", adicione o endereço dele na lista de contatos a ignorar (quando possível) ou crie uma regra para que suas mensagens sejam movidas para uma pasta determinada - de preferência, junto com os spams.

- Crie uma pasta de pendências

Nem sempre é possível responder a um e-mail imediatamente, e às vezes você tem a certeza de que só precisará da mensagem mais tarde. Nesses casos, uma pasta de pendências, com temas a serem resolvidos ou respondidos, é a melhor saída. Verificar essa pasta constantemente é uma boa dica para não perder compromissos, sejam pessoais ou profissionais.

Leia mais notícias de Tecnologia