Home office forçado? 16 dicas preciosas para render o dobro em casa

Se não está acostumada a trabalhar de casa, pode estranhar e se distrair com a "liberdade". Tente manter os horários de trabalho e ir se concentrar em um ambiente fechado (Foto: Pexels)

Você já está em isolamento por causa do coronavírus? A recomendação de cientistas e autoridades de saúde é de que deveria estar em casa, mesmo se estiver saudável, caso possa fazer isso. A "autoquarentena" é recomendada para diminuir o ritmo de contaminações e, portanto, poupar o sistema de saúde a fim de que possa dar conta da pandemia ao longo dos próximos meses.

Para muitos, é o primeiro momento de trabalhar em home office por mais que um dia. Por isso, decidi preparar esse apanhado de dicas de como aumentar a produtividade trabalhando de casa.

Eu trabalho somente em home office há mais três anos e auxiliei muita gente a se acostumar com esse modelo. O que posso dizer logo de cara? Não é nem o paraíso que muita gente pinta nem o antro de procrastinação que outros fazem crer. É apenas um jeito de trabalhar, totalmente possível de ser produtivo para quando você trabalha solo, empreende ou trabalha com equipe remota.

Por onde começar? O que fazer? O que evitar? As principais dicas que eu aplico e estudei nos últimos anos com experts em produtividade aqui.

1) Vista-se para trabalhar, mas do seu jeito

Não existe regra de produtividade vinculada a roupa. Ela precisa ser confortável e fazer você se sentir bem, ponto. Então claro que você pode render maravilhosamente bem de pijama o dia todo.

E digo mais: inevitavelmente você vai fazer isso algum dia.

Mas para muitas pessoas o simples ato de se trocar, como se fosse para o escritório, ajuda a entrar no "modo trabalho" e aumenta a concentração. Tente se você se considera uma pessoa procrastinadora ou distraída. 

Não precisa ser "a" vestimenta, tá? Basta tirar o pijamão, lavar o rosto e talvez colocar um calçado. Tirar e colocar a roupa de trabalho vai ajudar a virar a chavinha no fim do dia também.

E você vai entender como esse virar de chave importa até para a saúde mental. É sobre evitar a sensação de estar trabalhando o dia todo e associar sua casa só a isso. Se vai passar semanas basicamente em casa, vai precisar ter ali um espaço multi, que proporcione concentração, mas também relaxamento e prazer.

2) Estabeleça horários fixos, ou seja, crie rotina

Ter flexibilidade não significa não ter horário.

Já falei muitas vezes aqui na coluna sobre o poder de criar rotinas. Vale para o trabalho e também para pegar firme no exercício físico, estabelecer um tempo de estudo etc. 

Para o tema de hoje, o que interessa é tentar manter horários fixos para acordar, tomar café, iniciar a jornada de trabalho, pausa para almoço e assim por diante.

E criar pequenos rituais, principalmente para superar a enrolação para começar o dia. Uma pequena rotina matinal ajuda nisso: escovar os dentes, tomar café, talvez meditar ou fazer alguns exercícios e ir para o lugar que designou para trabalhar com um copo d'água.

Claro que não precisa ser essa sequência: é uma ideia para você ver quão simples pode ser a rotininha pró-home office matinal.

Ah, e a hora de terminar é tão importante quanto a de começar. Você vai estranhar no início, mas depois vai se acostumar — isso é rotina, o seu costume em fazer as coisas do mesmo jeito, quase sem pensar. 

Que horário você terminaria na rua? Pode terminar no mesmo para início de conversa. Com o tempo, talvez — e isso é um palpite baseado na minha experiência e de clientes –, vai perceber que faz a mesma quantidade de coisas em menos tempo e pode terminar antes.

Eu termino no máximo 19h porque rendo muito durante o dia e uso as técnicas que estou ensinando aqui.

Você vai perceber seu número de fim de expediente ideal logo, logo. Por ora, ponha um despertador e vá desanuviar.

3) Comece o dia com as tarefas complexas

Técnica das mais certeiras antiprocrastinação, cunhada por Brian Tracy, consiste em começar pelo que é mais difícil ou chato. Aquela tarefa que não quer fazer e que ativa aquela vontade de espiar o celular, a TV, falar com alguém… fazer tudo antes de começá-la. 

Pois antes de terminar o expediente em casa, programe-se para começar o dia seguinte justamente com ela! De manhã seu nível de concentração e energia costuma ser mais elevado, então ela vai doer menos e ser concluída com mais rapidez e menos erros.

Fora que a sensação de se livrar vai ser maravilhosa e talvez você até se empolgue e queira emendar outras funções igualmente desagradáveis ou complexas na sequência. 

4) Respeite a pausa do almoço e do lanche

Por experiência própria, posso te dizer que tendemos a almoçar muito rápido quando trabalhamos em casa. Não tem conversa, não tem por que demorar, sabe? Mas a pausa para o almoço é um divisor importante para o dia e pode te ajudar a manter o ritmo do escritório.

Como faz para lembrar de almoçar sempre na mesma hora? Coloque alarme e escute sua fome — como expliquei na coluna na qual falei sobre os hábitos vindos da Ayurveda que ajudam a preservar a saúde.

Mantenha seu almoço sempre no mesmo horário e aproveite para comer comida caseira, mais saudável nesse período.

O que eu faço: normalmente uso o pós-almoço para estudar algo ou ver vídeos do meu interesse. Também dou uma leve caminhada quando posso (se for tentar isso, priorize lugares sem aglomeração, claro).

O mesmo vale para as pausas que faria para um café ou lanchinho se estivesse no sistema tradicional de trabalho.  Terminou algo importante, tome um chá ou se espreguice, levante um pouco! Aqui a dica é mais sobre a pausa do que sobre a comida, lógico.

5) Monitore a quantidade de líquidos que ingere

Dica autoexplicativa, mas não custa: você mudou os hábitos e pode negligenciar a hidratação no meio disso tudo. Não cometa esse erro, a concentração depende de você ter bem hidratada, assim como todo o funcionamento do corpo. Leve água para sua mesa se trabalho ou use apps e alarmes para te lembrar que é hora. 

6) Desligue a televisão

É simples: no seu trabalho em situações normais você trabalha com a TV ligada, o som alto ou uma porção de distrações por perto? Caso não seja assim por lá, não tente isso em casa!

Você vai demorar o dobro do tempo para fazer as mesmas coisas e vai cometer mais erros porque simplesmente não existe multitarefa com a mesma eficiência da monotarefa!

Estima-se que se começarmos uma tarefa e a interrompermos, demoramos 500% mais tempo para terminá-la e ainda aumentamos a possibilidade de cometer erros. E interrupção pode ser algo muito sutil, como a espiadinha no vigésimo episódio de "Friends" que você decidiu "deixar rolando" na televisão.

7) Afaste das distrações e do celular

O que é distração pra você? As pessoas que moram com você (ver item 16)? A TV? Os afazeres de casa? O celular? Reconhecer o que é gatilho de distração pra você ajuda a combater.

Um dos que mais vejo atrapalhar, além da TV e das pessoas que moram junto, é a tal da pia de louça suja esperando.

Não estou dizendo para não lavar, mas quando se trabalha em casa é preciso encaixar os afazeres na agenda, entende? Encaixe lavar a louca depois do almoço, por exemplo. Limpar a casa na segunda e quinta à tarde, mais um exemplo. Estabeleça dias e horários fixos para dar conta das atividades que sempre estarão ali, mas não caia nessa de começar a "dar um tapa" na casa no intervalo, senão as interrupções vão atrasar seu trabalho mais do que parece.

Quanto ao celular, é hoje o maior ladrão de atenção, então simplesmente afaste-se dele durante os momentos de concentração. Eu escondo o celular atrás do computador e para mim é suficiente. Para outros, é melhor largá-lo em outro cômodo. Não é exagero, tá? Deixá-lo no seu campo visual aumenta comprovadamente a ansiedade e diminui o foco.

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8) Redobre o alinhamento e a to-do list

Um minuto gasto com planejamento pode economizar em média de 5 a 10 minutos na execução, dizem especialistas em produtividade.

Logo, parar para pensar no que é prioridade e planejar o que vai fazer pode ser a atividade mais importante do seu dia. Isso é fundamental quando está no escritório também, mas em casa é a diferença entre ficar zanzando pra lá e pra cá até começar ou manter o foco. 

É simples: basta fazer a lista de tudo o que precisa fazer e se perguntar (ou alinhar com equipe ou liderança) o que é mais importante. E começar por ali sem mais delongas, repetindo o processo no fim do dia. Parece banal, eu sei. Mas o simples planejamento do dia seguinte faz com que você comece com mais energia, foco e rapidez.

Além disso, se não está acostumada a trabalhar remotamente, pode sentir falta de alinhamento com os pares ou com quem gere sua área. Pois fale! Perguntas não feitas são a receita para o erro. Pergunte, ligue mais uma vez, cheque por mensagem se entendeu certo. O trabalho remoto funciona perfeitamente desde que a comunicação seja efetiva.

9) Mas reduza sua lista de tarefas

Os humanos em geral são péssimos em calcular o tempo necessário para as tarefas. Tendemos a errar para cima ou para baixo, a não ser que estejamos muito habituados a fazer aquilo. Viu? Não é só você que faz aquela to-do list enorme e fica frustrada porque não conseguiu cumpri-la!

Em temos de home office para novatos, é preciso levar a lista de tarefas como mais que um amontoado de obrigações. Para isso, tente o Método ABCDE, que propõe a hierarquização das tarefas da mais para a menos importante. Com isso, você pode cortar da lista as menos importante e deixá-las para o dia seguinte ou para alguma brecha.

Os critérios de importância podem ser por urgência e por impacto no trabalho que você faz. O que não se enquadra aí, reserve para outro momento, ou para um bloco de tarefas menos importantes, mas necessárias para fazer durante essa semana, por exemplo (entenda os blocos no próximo item).

Com isso, você vai aprender a ter uma lista de to-dos possível para o dia e vai ter a deliciosa sensação de dar "check" na maioria no fim do dia. Tenha paciência com esse processo, porque você vai ficar melhor na hierarquização com a experiência.

Outra possibilidade é aplicar a chamada Lei das 3 Tarefas, segundo a qual você identifica a tríade de atividades que representa sua maior contribuição à empresa hoje e as prioriza (trabalhando nelas primeiro, colocando mais energia e esmero nelas etc).

10) Trabalhe com blocos de atividades semelhantes

90 minutos é o número mágico para a concentração. É o tempo recomendado para reunir um grupo de atividades e fazer sem interrupção. 90 minutos não é tão pouco a ponto de você não conseguir fazer o que é preciso nem tão longo que te deixe se distrair ou se cansar. Por isso, quando tiver que organizar a agenda, pode agrupar tarefas semelhantes em blocos de 90 minutos.

Tente usar essa lógica para dias ou períodos inteiros também. Eu costumo deixar as manhãs para fazer atividades que envolvam escrita ou criação mais intelectual e a tarde marco reuniões quando preciso, porque seria o meu período de mais dispersão e menos energia, então também funciona melhor para o contato social, que "me obriga" a estar mais ligada. Pode funcionar assim também para você.

O que importa aqui é entender a lógica de "blocar" atividades. Escrita: um bloco. Responder mensagens: um bloco. Reuniões: um bloco. E assim você diminui a quantidade de interrupções e aumenta a concentração.

11) Aplique o princípio 80/20

Na dúvida sobre o que priorizar, aplique o princípio 80/20, ou a Lei de Pareto: 80% dos seus resultados vêm de apenas 20% de suas atividades. Quais são suas atividades mais importantes, os seus 20%?

Descubra isso e foque em começar seus dias por aí nessa temporada de home office.

12) Trabalhe mais pé

Você já ouviu falar que as start-ups e empresas que trabalham com células ágeis, com o método Scrum, fazem suas reuniões diárias em pé? Claramente como uma forma de tornar o processo mais dinâmico. É assim que as reuniões podem conseguir o alinhamento do que é mais importante sem cair em blá-blá-blá. 

Um método para prevenir aquele clássico do mundo corporativo: "acabei de sobreviver a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail". Já viu isso, né?

Comentei sobre isso para te despertar para a importância de ficar mais em pé, porque isso nos cria um senso de urgência para resolver as coisas logo, até porque causa algum desconforto. 

Grandes autores escreviam em pé, muitos profissionais ultraprodutivos cumprem parte do expediente assim. Existem até escrivaninhas altas para isso.

Use a ideia a seu favor também, principalmente quando sentir que o trabalho está se arrastando. Pense em pé, caminhe em casa para refletir sobre um tema, escreva um pouco sobre uma prateleira (que aguente o peso, por favor). 

Ficar muito sentado é considerado um fator de sedentarismo e de risco para a saúde. Hoje passamos em média 9h sentados todo dia, e ficar 6h sentado ao dia já é suficiente para aumentar o risco de morrer nos próximos 15 anos em 40% mais do que as pessoas que só ficam sentadas 3h ao dia.

13) Faça pausas de alongamento ou meditação

Assim como ficar mais em pé é importante, fazer pausas para movimentar o corpo ajuda na saúde e até na produtividade. Olhar para um ponto focal diferente por alguns minutos (isso mesmo, tirar um pouco o olho das telas do celular, do computador, da TV…) e se alongar por alguns minutos de 90 em 90 minutos é um bom começo.

15 a 20 minutos trazendo a atenção à respiração ou praticando algum tipo de meditação também é um elixir para um dia cheio! O que eu faço: medito no meio da tarde se sinto que fiquei desconcentrada ou agitada, ou bem no fim do expediente, como se fosse uma preparação para o pós-trabalho.

14) Pratique a procrastinação criativa

A aceitação de que você NUNCA vai zerar as tarefas é tão importante ou mais que as demais dicas de produtividade que trouxe aqui.

Você não vai fazer absolutamente tudo , então aceite que vai ter que adiar tarefas menos importantes e atividades secundárias. Em suma: você vai procrastinar, e não é uma pessoa necessariamente pouco produtiva por isso. 

Use a procrastinação a seu favor, lembrando do que explicou Adam Grant, quando estudou as pessoais "Originais" — que também é o nome do seu livro.

O autor contou que essas pessoas, criativas ao extremo e donas de start-ups de sucesso, procrastinam, sim, mas na hora certa. Elas se concentram absurdamente em um projeto e em determinado ponto largam ele ali para ir procrastinar! Ler outra coisa, fazer um exercício, jogar videogame, ver TV… E isso ajuda a terem novas ideias sobre o problema na qual estavam concentradas antes.

Faça o mesmo. Concentre-se em trabalhar muito no projeto que mais te interessa e, quando estiver cansada, permita-se também ter alguns momentos de procrastinação. Daí podem surgir novas e empolgantes ideias.

Mas lembre-se: você não controla isso, se novas ideias não vierem, tudo bem. Volte a trabalhar e em outra ocasião elas podem pipocar na sua mente.

15) Mude de ambiente para mudar a "vibe"

Você vai ler muitas dicas por aí que é bacana ter seu canto de trabalho em casa, e eu concordo com elas, até porque ajuda muito saber onde exatamente vai começar a trabalhar naquele dia.

Se for na mesa da sala ou da cozinha, por exemplo, certifique-se de deixá-la limpa e sem papeis jogados antes de começar. Tive uma cliente cuja principal tarefa era manter a mesa na qual gostava de estudar sempre impecável. Funcionou muito bem! Porque aquela bagunça deixava o ambiente pouco convidativo para iniciar os estudos.

Mas, apesar de ter um ambiente fixo para trabalhar ser ótimo, é possível que você queira migrar de lugar na casa parar virar a chave, ainda mais se o tédio do isolamento social começar a pegar pra você.

Eu faço isso quando precisa começar uma nova tarefa e já estou cansada. Normalmente trabalho a manhã toda no mesmo lugar — a sala ou meu escritório. Muitas vezes começo da cama.

Mas à tarde migro de lugar com meu computador para começar uma nova tarefa. Vou para o sofá da sala, a varanda…

Sei de muita gente que usa essa ideia para recomeçar um trabalho e se concentrar. Tente também.

16) Faça um acordo com quem mora com você

Esse é um dos temas mais complexos para quem não mora sozinha.

Normalmente, o que recomendo é fazer um acordo bem claro e aproveitar as pausas do bloco de atividades semelhantes para interagir quando preciso.

Estabeleça regras claras, com sinais evidentes de quando pode ou não ser interrompida: "quando eu estiver de fone, é porque não posso ser interrompida" ou "quando eu fechar a porta é porque preciso me concentrar. Vai durar só 90 minutos e depois vamos falar".

Não vou mentir: não funciona 100% do tempo, principalmente quando se trata de crianças. Eu não tenho filhos então o máximo de interrupção são meus gatos pedindo carinho ou trazendo uma cordinha para brincar.

Mas com as mães que já atendi e conversei o que já funcionou foi: 1) tentar o acordo, mesmo não funcionando 100% das vezes, algumas educa, sim; 2) evidentemente, fazer um acordo com o outro adulto da casa, se houver, para revezamento de funções; 3) observar os horários da criança e tentar colocar seus principais blocos de tarefa nos momentos em que estiver mais tranquilo ou dormindo; 4) tentar participar a criança de alguma forma na sua atividade.

O importante é lembrar que qualquer adaptação leva tempo, tenha paciência inclusive consigo mesma para fazer o home office ser produtivo e prazeroso. Trabalhar remotamente é uma tendência inegável para os próximos dez anos. No mínimo, é treino.