Tekstinkäsittelyn perusteita

• Tekstinkäsittelyn aloittaminen
• Leikepöytä
• OpenOffice.Org Writer asetukset
• Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä
• Sisällysluettelo
• Ulkoasun muokkaaminen
  • Otsikot
  • Otsikkonumerointi
  • Listat
  • Merkkityylit
• Pikanäppäimet

Seuraavissa tehtävissä tutustutaan Open Office Writerin tehokkaaseen peruskäyttöön. Open Office on Microsoft Officea vastaava ilmainen ohjelmistopaketti. Tehtävissä käydään läpi asiakirjan rakenteen merkitsemiseen ja tyylien muokkaamiseen liittyviä asioita sekä tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen asiakirjaan.

Tehtävien Microsoft Word -versio.

Kannattaa tutustua dokumentteihin: Introduction To Styles ja Working with Styles.

Tekstinkäsittelyn aloittaminen

• Etsi ja käynnistä tietokoneesta Open Office Writer -tekstinkäsittelyohjelma (Start|All programs|Open Office|Text Document).
• Uuden asiakirjan tekeminen aloitetaan valikkokomennolla File | New | Text Document.
• Kopioi teksti osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virukset04k.txt > leikepöydälle ja liittää sen avaamaasi tyhjään asiakirjaan. Hiiren oikean painikkeen avulla saat avattua linkin kohteen toiseen selainikkunaan, joten saat pidettyä demotehtävät koko ajan näkyvillä.
• Tallenna asiakirja U:-levyasemalle aiemmissa demoissa tekemääsi kansioon. Varmista, että asiakirjasi tallentuu Open Office Writen omaan (*.ODT) -muotoon. Asiakirja kannattaa tallentaa muokkaamisen ja kirjoittamisen yhteydessä muutaman minuutin välein! Tallentaminen onnistuu nopeimmin painamalla CTRL-S.
• Tarvittaessa dokumentin voi tallentaa myös Microsoft Wordin ymmärtämään *.DOC-muotoon valitsemalla Save As ja Save as type -alasvetovalikosta oikean tiedostotyypin.

Leikepöytä

• Kokeile leikepöydän käyttöä asiakirjan muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Edit (suom. Muokkaa)-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla.
  • Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Asiakirjan on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä ainoastaan kokonaisia kappaleita. Kokeile myös siirtää kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-X ja CTRL-V).
  • Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
  • Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan. Kokeile myös kopioida kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-C ja CTRL-V).
  • Napauta hiiren vasemmalla painikkeella tekstikappaleen yhtä sanaa. Kokeile mitä tapahtuu kun tuplanapautat tai triplanapautat sanaa?

  Tallenna asiakirjasi! Tallentamisessa kannattaa aina käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallentaa asiakirjasi tarpeeksi usein!

• Peru kaikki edellä tekemäsi muutokset Edit | Undo (suom. Muokkaa | Kumoa) -valikkokomennolla.

OpenOffice.Org Writer asetukset

Tarkista, että sinulla on OpenOffice.org Writerissa seuraavat asetukset kunnossa:

• Rivinvaihdot ym. merkit päälle valinnalla View|Nonprinting Characters
• Mittayksikkönä point: Tools|Options|OpenOffice.org Writer|General|Measurement unit. Jossain tilanteissa tämän voi joutua muuttamaan senttimetreiksi.
• Automaattimuotoilut pois päältä eli ruksi pois kohdasta: Format|AutoCorrect|While Typing

Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä

Seuraavaksi tekstiä jaetaan rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin tyylien avulla. Muokkaa teksti rakenteellisesti oikeiksi kokonaisuuksiksi seuraavien ohjeiden mukaan:

• Alkuperäinen ja pidempi teksti löytyy seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus04.html>. Avaa dokumentti uuteen välilehteen. Vertaile asiakirjaasi alkuperäiseen tekstiin, kun teet tekstiin rakenteellisia merkintöjä! Järjestä selainikkuna ja Open Office Writer -ikkuna siten, että ne näkyvät rinnakkain työpöydällä. Asiakirjan ulkonäöstä ei kannata välittää tässä vaiheessa, vaan kiinnitetään huomiota ainoastaan asiakirjan rakenteeseen!
• Varmista, Format|Styles and Formatting-valinnalla tai F11-painikkeella, että oikeassa laidassa näkyy lista käytettävistä tyyleistä. Tyyleillä merkitään millainen rakenteellinen osa dokumentista kappale tai kappaleen osa on. Kappaleen valintaan riittää, että vie kursorin johonkin kohtaan kappaletta (ei tarvitse maalata!).
• Valitse kaikki dokumentin teksti Edit|Select All ja valitse tyylilistauksesta tuplanapauttamalla käyttöön Text Body -tyyli. Suurin osa tekstin lohkoista on Text Body -tyyliä joten kannattaa alussa merkitä kaikki tällä tyylillä.
• Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin sopivan tasoista valmista Heading ? -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla kolmea eri tasoa. Otsikot ovat lyhyitä yhden rivin kappaleita jotka löydät helposti vertaamalla muotoiltuun versioon tekstistä.
• Jos tyylivalikossa ei ole näkyvissä kaikkia tarvitsemiasi tyylejä, niin koko tyylivalikoiman saat näkyville valitsemalla tyylivalikon alalaidasta All Styles
• Merkitse kaikki löytämäsi listat seuraavalla tavalla:
  • Listoja ovat rivit joiden alussa on asteriski (*) -merkki tai o-merkki
  • Merkitse kunkin listan ensimmäinen rivi tyylillä List 1 Start
  • Merkitse listan seuraavat rivit tyylillä List 1 Cont.
  • Merkitse kunkin listan viimeinen rivi tyylillä List 1 End
  • Jos listoja on sisäkkäin eli kahta erilaista listaa niin merkitse sisempi lista tyyleillä List 2 Start, List 2 Cont. ja List 2 End
  • OpenOffice.org käyttää listoissa kahta eri tyyliä eli edelläkäytettyjä kappaletyylejä ja niiden lisäksi varsinaisia listatyylejä, jotka löydät listaikkunan List Styles-välilehdeltä. Merkitse vielä kaikki uloimmat listat List Styles-välilehden List 1-tyylillä ja sisemmät List 2-tyylillä.
  • Merkitse samalla tavalla numeroidut listat (rivit joiden alussa on numero) mutta käytä tyylejä Numbering 1 Start, Numbering 1 Cont., Numbering 1 End ja näitä vastaavia List Styles -välilehdeltä.
  • Poista listojen alussa valmiina olleet asteriskit (*) ja numeroinnit, koska ne tulevat automaattisesti tyylien mukana. Tee poistaminen etsi ja korvaa (Edit|Find and replace) toiminnon avulla!
• Merkitse kaikki englanninkieliset lainaukset Paragraph Styles|Quotations-tyylillä
• Merkitse kaikki asiakirjassa olleet korostukset Character Styles|Strong emphasis-tyylillä.
• Merkitse kaikki WWW-osoitteet (http://-alkuiset) Character Styles|Internet link-tyylillä. Alkuperäisessä dokumentissa olevia pelkkiä linkkitekstejä, joissa on alleviivaus ja jotka eivät ole WWW-osoitteita, ei tarvitse merkitä ollenkaan.

Sisällysluettelo

• Siirrä kohdistin aivan dokumentin alkuun.
• Lisää asiakirjan alkuun sisällysluettelo (engl. Table of Contents).

  Edellä määrittämäsi rakenteen ansiosta sisällysluettelon lisääminen on todella yksinkertaista. Sisällysluettelon lisääminen onnistuu valinnan Insert | Indexes and Tables | Indexes and Tables avulla.

• Käy muuttamassa jotakin dokumentin väliotsikoista.
• Päivitä sisällysluettelo ajantasalle hiiren oikean painikkeen (Update Index/Table) avulla.
• Muista tallentaa dokumenttisi! (CTRL+S)

Ulkoasun muokkaaminen

• Seuraavassa muokataan hieman edellä käytetyn Text Body -tyylin ulkoasua toiseen muotoon. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan valitsemalla tyylivalikosta haluttu tyyli ja valitsemalla hiiren oikealla painikkeella kontekstivalikosta Modify.

  Muokkaa Text Body -tyyliä siten, että se sisältää seuraavia ominaisuuksia:

  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Arial ja koko 13 pt.

    

  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).

    

  • Kappaleen riviväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 10pt ennen kappaletta ja 10pt kappaleen jälkeen (engl. Spacing). Jos yksiköt ovat senteissä käy tarkistamassa asetukset.

    

  • Kiellä Kappaleen jakautuminen useammalle sivulle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle (engl. Do not split paragraph). Jos tekstissä olisi pitkiä kappaleita voisi rajoittaa myös kuinka monta riviä saa mennä / jäädä toiselle sivulle (engl. Orphan control ja Widow control)

    

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

Otsikot

Muokkaa asiakirjan otsikkotyylejä siten, että ominaisuuksiksi jäävät ainoastaan seuraavasta listasta löytyvät ominaisuudet. Muuta Heading 1 (suom. Otsikko 1) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi.

• 
  Siirry Organizer-välilehdelle tyylinmuokkausdialogissa.
• Perusta (engl. Linked with) Default-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi (engl. Next Style) määritellään Default-tyyli.
• 
  Siirry Font-välilehdelle. Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 18 pt ja kirjasin on lihavoitu.
• Kappaleen kieli on Suomi.
• 
  Siirry Font effect -välilehdelle. Lisäksi kaikki kappaleen kirjaimet kirjoitetaan isolla (engl. all caps).
• 
  Siirry Alignment-välilehdelle. Kappaleen tasaus on keskitetty (engl. Center).
• Siirry Indents & Spacing -välilehdelle. Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Single).
• Väliä toiseen kappaleeseen on 18 pt ennen kappaletta ja 6 pt kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
  
• 
  Siirry Text Flow -välilehdelle. Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle. Määrää rajaksi kaksi (2) riviä.
• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next paragraph) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa! Muuta Heading 2 (suom. Otsikko 2) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi:

• Perusta Default-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään Default-tyyli.
• Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 16 pt ja kirjasin on lihavoitu.
• Väliä toiseen kappaleeseen on 12 pt ennen kappaletta ja 6 pt kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
• Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.

Otsikkonumerointi

Lisää dokumenttiin otsikkonumerointi (engl. Outline numbered) niin, että pääotsikot numeroituvat tyyliin 1., 2., 3.. Valitse Tools|Outline Numbering. Määrää Heading 1, Heading 2 ja Heading 3 tyyleille tasot 1-3 ja kaikille sama numerointityyli.

Listat

Listojen ominaisuuksia muutetaan erillisten listatyylien sekä kappaletyylien kautta.

Muuta List 1 tyylin ominaisuuksia seuraavasti:

• Valitse List 1 -tyyli Numbering Styles -välilehdeltä niin pääset muokkaamaan listaominaisuuksia.
• Sisennykset saa helpoiten kohdalleen Position-välilehdeltä
• Listan pitäisi muotoutua kauniisti kun valitset Numbering followed by -kohtaan space ja jätät muut säädöt ennalleen eli tyhjiksi.
  
• Voit myös kokeillla Aligned at ja Indent at-säätöjä ja niiden vaikutusta listan ulkoasuun.
• Käy säätämässä Paragraph Styles -välilehdeltä List 1 Start, List 1 Cont. ja List 1 End -tyyleistä tyhjää tilaa ennen ja jälkeen lista-alkion 6pt verran
• Muuta myös sisemmän listatyylin List 2 ominaisuudet järkeviksi

Merkkityylit

• Muuta vielä Internet link -tyylin ominaisuuksia seuraavan listan mukaiseksi:
  • Poista alleviivaus.
  • Lisää kursivointi (engl. Italic).
  • Kirjasimen väri on automaattinen.
• Muuta Strong emphasis-tyylin ominaisuuksia:
  • Valitse fontin kooksi 11.
  • Lisää alleviivaukseksi katkoviiva.
  • Levitä merkkiväliä 3 pt:llä.

Pikanäppäimet

Käy lisäämässä Strong emphasis-merkkityylille pikanäppäimeksi CTRL+B, joka normaalisti on varattuna suoralle korostukselle.

• Valitse Tools|Customize|Keyboard
• Etsi ja valitse listasta kohta CTRL+B
• Valitse Category-listasta Styles|Character
• Nyt Function-laatikosta löytyvät merkkityylit ja niiden joukosta myös Strong emphasis. Valitse se.
• Valitse Modify niin CTRL+B yhdistyy Strong emphasis -tyyliin
• Lisää samalla tavalla pikanäppäin Internet link -tyylille

Tekstinkäsittelyn parissa jatketaan vielä seuraavissakin demoissa.